Faktura – co to jest, jakie wyróżniamy rodzaje i jak ją wystawić?

Wstęp

 

Faktura to podstawowy dokument księgowy w obrocie gospodarczym, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Jest niezbędna zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy, ponieważ umożliwia prawidłowe rozliczenie podatków i prowadzenie księgowości.

 

W tym artykule omówimy, co to jest faktura, jakie są jej rodzaje – w tym faktura VAT, faktura proforma, faktura VAT marża czy faktura RR – oraz jak prawidłowo ją wystawić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

 

Co to jest faktura i jakie spełnia zadania?

 

Co to jest faktura?

 

Faktura jest oficjalnym dokumentem księgowym potwierdzającym dokonanie transakcji pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi. Stanowi dowód sprzedaży towarów lub usług i jest podstawą do rozliczenia podatku VAT oraz podatku dochodowego.

 

Dzięki fakturze sprzedawca dokumentuje przychód, a nabywca ma możliwość odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

 

Jakie zadania spełnia faktura?
 

• Dokumentacja transakcji: Faktura potwierdza zawarcie umowy sprzedaży między stronami.
• Podstawa do rozliczeń podatkowych: Umożliwia prawidłowe rozliczenie podatku VAT i dochodowego.
• Dowód księgowy: Jest podstawowym dokumentem w księgowości firmy.
• Podstawa do reklamacji: Ułatwia proces zgłaszania reklamacji i dochodzenia roszczeń.
• Kontrola finansów: Pomaga w monitorowaniu przychodów i wydatków przedsiębiorstwa.

 

 

 

 

Rodzaje faktur

 

W obrocie gospodarczym istnieje wiele rodzajów faktur, dostosowanych do specyfiki różnych transakcji oraz wymogów prawnych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich wraz z szczegółowym opisem, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć ich zastosowanie i charakterystykę.

 

Faktura VAT

 

Faktura VAT – co to jest?

 

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy wystawiany przez czynnych podatników VAT w Polsce. Potwierdza sprzedaż towarów lub usług na rzecz innego podmiotu gospodarczego i jest kluczowym elementem w rozliczeniach podatkowych obu stron transakcji.

 

Kluczowe cechy faktury VAT:
 

• Obowiązkowa dla podatników VAT: Wystawiana przez przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni.
• Podstawa do odliczenia VAT: Nabywca na podstawie faktury VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od należnego.
• Szczegółowe dane: Musi zawierać wszystkie elementy określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, numer NIP, opis towarów lub usług, stawki i kwoty podatku VAT oraz łączną kwotę do zapłaty.

 

Kiedy należy wystawić fakturę VAT?
 

• Sprzedaż towarów lub usług na rzecz innego przedsiębiorcy.
• Otrzymanie zaliczki lub przedpłaty: W przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów: Transakcje z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej.

 

Przykład:
 

Firma ABC, będąca czynnym podatnikiem VAT, sprzedaje komputery firmie XYZ. Wystawia fakturę VAT, na której wykazuje wartość netto sprzedaży, kwotę podatku VAT według odpowiedniej stawki (np. 23%) oraz wartość brutto do zapłaty.

 

Faktura proforma

 

Co to jest faktura proforma?

 

Faktura proforma to dokument o charakterze informacyjnym, który nie jest oficjalnym dokumentem księgowym ani nie rodzi skutków podatkowych. Służy głównie do przedstawienia oferty handlowej lub potwierdzenia warunków transakcji przed jej finalizacją.

 

Charakterystyka faktury proforma:
 

• Brak mocy prawnej: Nie stanowi podstawy do księgowania ani do rozliczeń podatkowych.
• Nie rodzi obowiązku zapłaty: Nie powoduje konieczności uregulowania należności przez nabywcę.
• Zawiera dane jak na fakturze VAT: Informacje o towarach lub usługach, cenach, ilościach, warunkach płatności i dostawy.
• Cel informacyjny: Używana do przedstawienia oferty, wstępnego rachunku czy potwierdzenia zamówienia.

 

Kiedy stosuje się fakturę proforma?
 

• Przed zawarciem umowy: Aby przedstawić klientowi szczegóły oferty przed finalizacją transakcji.
• W procedurach wewnętrznych: Gdy potrzebne jest potwierdzenie warunków sprzedaży wewnątrz firmy.
• Przy zamówieniach zagranicznych: Często wykorzystywana w handlu międzynarodowym do celów celnych lub bankowych.

 

Ważne uwagi:
 

• Nie zastępuje faktury VAT: Po finalizacji transakcji należy wystawić właściwą fakturę VAT.
• Nie podlega ewidencji księgowej: Nie ujmuje się jej w rejestrach VAT ani w księgach rachunkowych.

 

Faktura VAT marża

 

Faktura VAT marża – co to jest?

 

Faktura VAT marża to specjalny rodzaj faktury stosowany w przypadku opodatkowania marży, czyli różnicy między ceną nabycia a ceną sprzedaży towaru lub usługi. Metoda ta jest używana w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania w określonych transakcjach.

 

Kiedy stosuje się fakturę VAT marża?
 

• Sprzedaż towarów używanych: Np. samochodów, sprzętu elektronicznego.
• Handel dziełami sztuki: Obrazy, rzeźby, grafiki.
• Przedmioty kolekcjonerskie i antyki: Monety, znaczki, meble antyczne.
• Usługi turystyczne: Organizacja wycieczek, gdzie biuro podróży kupuje usługi od innych podmiotów.

 

Charakterystyka faktury VAT marża:
 

• Podatek naliczany od marży: VAT obliczany jest od różnicy między ceną sprzedaży a ceną nabycia, nie od pełnej wartości transakcji.
• Brak wykazanego VAT: Na fakturze nie podaje się stawki ani kwoty podatku VAT.
• Adnotacja o procedurze: Faktura musi zawierać informację np. „procedura marży – towary używane”.
• Korzyści podatkowe: Sprzedawca płaci niższy podatek VAT, a nabywca nie może odliczyć VAT z takiej faktury.

 

Przykład:
 

Komis samochodowy kupuje używany samochód od osoby fizycznej za 30 000 zł i sprzedaje go za 35 000 zł. Marża wynosi 5 000 zł, od której naliczany jest VAT. Na fakturze VAT marża nie wykazuje się kwoty VAT ani stawki, a jedynie wartość brutto do zapłaty.

 

Faktura korygująca

 

Faktura korygująca – co to jest?

 

Faktura korygująca to dokument wystawiany w celu poprawienia błędów lub wprowadzenia zmian w już wystawionej fakturze VAT. Korekty mogą dotyczyć zarówno danych formalnych, jak i wartościowych.

 

Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
 

• Błędy w danych nabywcy lub sprzedawcy: Literówki, nieprawidłowe NIP.
• Zmiana ilości lub ceny towarów/usług: Zwrot towaru, udzielenie rabatu.
• Błędy w stawkach lub kwotach VAT: Niewłaściwa stawka podatku, błędne obliczenia.
• Zmiany warunków transakcji: Anulowanie sprzedaży, zmiana terminów płatności.

 

Elementy faktury korygującej:
 

• Numer i data wystawienia faktury korygującej.
• Dane z faktury pierwotnej: Numer, data wystawienia, strony transakcji.
• Przyczyna korekty: Dokładne wyjaśnienie powodu wystawienia korekty.
• Korygowane pozycje: Opis, ilość, ceny przed i po korekcie.
• Kwoty różnic: Zmiany w wartości netto, VAT i brutto.

 

Procedura wystawienia:
 

• Informowanie nabywcy: W niektórych przypadkach wymagane jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.
• Ujęcie w księgach: Faktura korygująca musi być uwzględniona w rejestrach VAT i księgach rachunkowych.

 

Faktura RR

 

Faktura RR – co to jest?

 

Faktura RR to dokument wystawiany przez nabywcę produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Rolnicy ryczałtowi są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur i płacenia podatku VAT, dlatego to nabywca przejmuje obowiązek dokumentowania transakcji.

 

Charakterystyka faktury RR:
 

• Wystawiana przez nabywcę: To nabywca sporządza fakturę, a nie sprzedawca.
• Zawiera oświadczenie sprzedawcy: Potwierdzenie, że jest rolnikiem ryczałtowym.
• Elementy wymagane prawem: Dane stron, opis towarów, ceny, kwoty należności.
• Zryczałtowany zwrot podatku: Nabywca może odliczyć zryczałtowany zwrot podatku (obecnie 7%) od ceny netto.

 

Warunki stosowania faktury RR:
 

• Transakcja z rolnikiem ryczałtowym: Sprzedawcą jest osoba prowadząca działalność rolniczą, zwolniona z VAT.
• Dokumentowanie zakupu produktów rolnych: Zboża, warzyw, owoców itp.
• Podpis obu stron: Faktura musi być podpisana zarówno przez nabywcę, jak i sprzedawcę.

 

Faktura bez VAT

 

Faktura bez VAT – co to jest?

 

Faktura bez VAT, nazywana również rachunkiem, jest wystawiana przez przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT.

 

Może to wynikać z:
 

• Zwolnienia podmiotowego: Ze względu na nieprzekroczenie rocznego limitu obrotu (200 000 zł).
• Zwolnienia przedmiotowego: Ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (np. usługi edukacyjne, medyczne).

 

Charakterystyka faktury bez VAT:
 

• Brak stawki i kwoty VAT: Na fakturze nie wykazuje się podatku VAT.
• Podstawa prawna zwolnienia: Konieczne jest podanie podstawy prawnej, np. „zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
• Obowiązkowe dane: Mimo braku VAT, faktura musi zawierać wszystkie inne elementy wymagane przepisami.

 

Kiedy stosuje się fakturę bez VAT?
 

• Sprzedaż przez podatników zwolnionych z VAT: Małych przedsiębiorców, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
• Usługi lub towary zwolnione z VAT: Np. usługi finansowe, edukacyjne.

 

Faktura wewnętrzna

 

Faktura wewnętrzna – co to jest?

 

Faktura wewnętrzna to dokument stosowany do celów wewnętrznych firmy, służący do ewidencjonowania transakcji, które nie są udokumentowane zewnętrzną fakturą, ale podlegają opodatkowaniu VAT.

 

Kiedy stosuje się fakturę wewnętrzną?
 

• Przekazanie towarów na cele osobiste: Gdy przedsiębiorca używa firmowych towarów lub usług dla celów prywatnych.
• Nieodpłatne świadczenie usług: Gdy usługi są świadczone bez wynagrodzenia, ale podlegają opodatkowaniu.
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów: Zakup towarów od kontrahentów z UE, gdzie obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nabywcy.
• Import usług: Gdy usługi są świadczone przez podmioty zagraniczne.

 

Charakterystyka faktury wewnętrznej:
 

• Dokumentacja dla celów VAT: Służy do prawidłowego rozliczenia podatku VAT należnego.
• Nie jest przekazywana kontrahentom: Jest dokumentem wewnętrznym firmy.
• Zawiera podstawowe dane: Opis transakcji, wartość, stawkę i kwotę VAT.

 

Faktura zbiorcza

 

Faktura zbiorcza – co to jest?

 

Faktura zbiorcza to dokument obejmujący kilka odrębnych dostaw towarów lub usług wykonanych na rzecz jednego kontrahenta w określonym czasie, zazwyczaj w ciągu miesiąca. Umożliwia uproszczenie rozliczeń i zmniejszenie liczby wystawianych dokumentów.

 

Zalety faktury zbiorczej:
 

• Oszczędność czasu i kosztów: Mniej faktur do wystawienia i przetworzenia.
• Łatwiejsze zarządzanie dokumentacją: Uporządkowane informacje o transakcjach z jednym kontrahentem.
• Przejrzystość rozliczeń: Wszystkie transakcje w danym okresie w jednym dokumencie.

 

Warunki wystawienia faktury zbiorczej:
 

• Okres rozliczeniowy: Obejmuje transakcje z maksymalnie jednego miesiąca kalendarzowego.
• Ten sam nabywca: Dotyczy sprzedaży na rzecz jednego kontrahenta.
• Termin wystawienia: Do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostaw lub wykonano usługi.

 

Przykład:

 

Firma dostarcza regularnie materiały biurowe do klienta przez cały miesiąc. Zamiast wystawiać oddzielną fakturę za każdą dostawę, wystawia jedną fakturę zbiorczą na koniec miesiąca, obejmującą wszystkie dostawy.

 

 

 

 

Co powinna zawierać poprawnie sporządzona faktura VAT?

 

Poprawnie sporządzona faktura VAT musi zawierać następujące elementy:
 

1. Datę wystawienia.
2. Kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii.
3. Dane sprzedawcy i nabywcy: imiona i nazwiska lub nazwy, adresy, numery NIP.
4. Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia).
5. Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.
6. Miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
7. Cenę jednostkową netto.
8. Kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen.
9. Wartość sprzedaży netto.
10. Stawkę podatku VAT.
11. Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto.
12. Kwotę należności ogółem (brutto).

 

Dlaczego prawidłowe dane na fakturze są tak ważne?

 

Błędnie wystawiona faktura może skutkować problemami z odliczeniem podatku VAT, a nawet sankcjami ze strony organów skarbowych. Dlatego istotne jest, aby wszystkie dane były poprawne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

 

 

Faktura VAT a termin wystawienia

 

Zgodnie z przepisami, faktura VAT powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

 

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady:
 

• Usługi budowlane lub budowlano-montażowe: fakturę wystawia się nie później niż 30 dni od dnia wykonania usługi.
• Dostawa książek i prasy: do 60 dni od dnia wydania towarów.
• Usługi drukowania książek i prasy: do 90 dni od dnia wykonania czynności.
• Opakowania zwrotne: do 7 dni od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania.

 

Przykład zastosowania terminu

 

Przykład 1:

 

Pan Józef prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Dnia 19 marca 2024 roku sprzedał paletę kostki brukowej. W jakim terminie Pan Józef powinien wystawić fakturę sprzedaży?

 

Odpowiedź: Faktura VAT powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15 kwietnia 2024 roku.

 

 

 

 

Jak wystawić fakturę?

 

Wystawienie faktury może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej.

 

Oto kroki, które należy podjąć:
 

1. Wybór formy faktury: zdecyduj, czy wystawisz fakturę papierową czy elektroniczną (e-faktura).
2. Przygotowanie danych: zgromadź wszystkie niezbędne informacje dotyczące transakcji i danych kontrahenta.
3. Numeracja faktur: upewnij się, że numer faktury jest unikalny i zgodny z przyjętym systemem numeracji.
4. Wprowadzenie danych: wpisz wszystkie wymagane informacje na fakturze.
5. Sprawdzenie poprawności: dokładnie zweryfikuj wszystkie dane.
6. Przekazanie faktury nabywcy: dostarcz fakturę osobiście, pocztą lub elektronicznie.

 

Korzystanie z programów do fakturowania

 

Obecnie dostępne są liczne programy i aplikacje ułatwiające wystawianie faktur:
 

• Programy księgowe: oferują kompleksowe rozwiązania dla przedsiębiorców.
• Aplikacje online: takie jak WorkConnect, umożliwiają wystawianie faktur przez przeglądarkę internetową.
• Usługi bankowe: niektóre banki oferują narzędzia do wystawiania faktur dla swoich klientów biznesowych.

 

Co to jest e-faktura?

 

E-faktura to faktura wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej. Od 2021 roku w Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. E-faktury są równoważne z fakturami papierowymi i muszą zawierać te same dane.

 

 

 

 

Obowiązkowe e-faktury i Krajowy System e-Faktur (KSeF)

 

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Od lipca 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w Polsce.

 

Zalety korzystania z KSeF
 

• Automatyzacja procesów: usprawnia wystawianie i odbieranie faktur.
• Bezpieczeństwo: zwiększa ochronę przed oszustwami podatkowymi.
• Ekologia: redukcja zużycia papieru i koszty związane z drukiem i przechowywaniem dokumentów.
• Szybkość: natychmiastowe dostarczanie faktur do kontrahentów.

 

Jak przygotować się do obowiązkowego korzystania z KSeF?
 

• Aktualizacja oprogramowania: upewnij się, że używane programy księgowe są kompatybilne z KSeF.
• Szkolenie personelu: przeszkol pracowników w zakresie obsługi e-faktur.
• Weryfikacja procesów wewnętrznych: dostosuj procedury w firmie do nowych wymogów.

 

 

Przechowywanie faktur

 

Jak długo należy przechowywać faktury?

 

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

 

W jakiej formie można przechowywać faktury?
 

• Forma papierowa: tradycyjne archiwizowanie dokumentów w formie fizycznej.
• Forma elektroniczna: przechowywanie faktur w formie cyfrowej, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.

 

Faktura nieobrotowa sprzedaży – co to jest?
 

Faktura nieobrotowa sprzedaży to dokument, który nie wpływa na przychody ani koszty podatkowe przedsiębiorstwa. Może być wystawiana w celu korekty czy anulowania transakcji, która nie doszła do skutku.

 

 

 

 

Sankcje za nieprawidłowe wystawienie faktury

 

Co grozi za wystawienie "pustej faktury"?

 

Wystawienie tzw. "pustej faktury", czyli dokumentu bez faktycznej transakcji, jest surowo zabronione i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym:
 

• Kary finansowe: wysokie grzywny nakładane przez organy podatkowe.
• Odpowiedzialność karna: możliwość postawienia zarzutów z Kodeksu Karnego Skarbowego.
• Konsekwencje podatkowe: obowiązek zapłaty nienależnie odliczonego podatku wraz z odsetkami.

 

Jak unikać błędów przy wystawianiu faktur?
 

• Staranność: dokładne sprawdzanie wszystkich danych przed wystawieniem faktury.
• Aktualizacja wiedzy: bieżące śledzenie zmian w przepisach podatkowych.
• Korzystanie z profesjonalnych narzędzi: używanie sprawdzonych programów do fakturowania.

 

 

 

 

Podsumowanie

 

Faktura jest kluczowym elementem działalności gospodarczej, służącym do dokumentowania transakcji, rozliczeń podatkowych i prowadzenia księgowości. Znajomość różnych rodzajów faktur, takich jak faktura VAT, faktura proforma czy faktura VAT marża, oraz umiejętność ich prawidłowego wystawiania, jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy. W dobie cyfryzacji coraz większe znaczenie zyskują e-faktury i systemy takie jak KSeF, które ułatwiają i przyspieszają procesy biznesowe.

 

 

FAQ – Najczęściej zadawane pytania
 

Czy osoba fizyczna może wystawić fakturę?
 

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie ma możliwości wystawienia faktury VAT. Faktury mogą wystawiać jedynie podmioty prowadzące działalność gospodarczą i zarejestrowane jako podatnicy VAT, zarówno czynni, jak i zwolnieni.

 

Jeśli osoba fizyczna dokonuje jednorazowej sprzedaży towaru lub wykonuje usługę, może zawrzeć umowę cywilnoprawną (np. umowę o dzieło lub zlecenia) i wystawić rachunek, który potwierdza wykonanie usługi lub sprzedaż towaru.

 

Ważne jest jednak, aby taka działalność nie miała charakteru zorganizowanego i ciągłego, gdyż wówczas konieczne jest zarejestrowanie działalności gospodarczej.

 

Czy faktura musi być podpisana?
 

Nie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, faktura nie musi być podpisana ani przez wystawcę, ani przez nabywcę. Od 2013 roku w Polsce nie ma wymogu podpisywania faktur. Ważne jest jednak, aby faktura zawierała wszystkie wymagane elementy określone w art. 106e ustawy o VAT, takie jak:
 

• Dane sprzedawcy i nabywcy,
• Numer NIP,
• Opis towarów lub usług,
• Ceny,
• Kwoty podatku VAT,
• Łączną kwotę do zapłaty.

 

Czy osoba prywatna może wystawić fakturę?
 

Osoba prywatna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie może wystawić faktury VAT. Faktury są dokumentami przeznaczonymi dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i zarejestrowanych jako podatnicy VAT.

 

Osoba prywatna może jednak wystawić rachunek potwierdzający wykonanie usługi lub sprzedaż towaru w ramach umowy cywilnoprawnej, np. umowy o dzieło lub zlecenia.

 

Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?
 

Nie, faktura proforma nie zobowiązuje do zapłaty. Jest to dokument o charakterze informacyjnym, który nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Służy do przedstawienia oferty handlowej, warunków transakcji lub potwierdzenia zamówienia.

 

Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani zobowiązania do zapłaty. Zobowiązanie do zapłaty powstaje na podstawie umowy lub wystawionej właściwej faktury VAT.

 

Czy osoba fizyczna może wystawić rachunek?
 

Tak, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek w przypadku jednorazowej sprzedaży towaru lub wykonania usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy o dzieło lub zlecenia).

 

Rachunek ten potwierdza dokonanie transakcji i może być podstawą do rozliczeń między stronami. Ważne jest jednak, aby taka działalność nie miała charakteru zorganizowanego i ciągłego, gdyż wówczas konieczne jest założenie działalności gospodarczej.

 

Czy można wystawić fakturę na inną osobę niż płatnik?
 

Tak, możliwe jest wystawienie faktury na inną osobę lub podmiot niż płatnik. Faktura powinna zawierać dane nabywcy, czyli podmiotu, który faktycznie nabywa towar lub usługę. Płatnikiem może być inna osoba, która dokonuje zapłaty w imieniu nabywcy.

 

W praktyce często spotyka się sytuacje, gdzie np. pracownik kupuje coś na firmę, a płatności dokonuje on sam, a następnie firma mu to refunduje. Ważne jest jednak, aby na fakturze znalazły się prawidłowe dane nabywcy, gdyż to on ma prawo do odliczenia podatku VAT i ujęcia wydatku w kosztach.

 

Czy można wystawić fakturę przed wykonaniem usługi?
 

Tak, przepisy pozwalają na wystawienie faktury przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed planowanym terminem realizacji.

 

Jest to szczególnie przydatne w przypadku otrzymania zaliczki, przedpłaty lub gdy umowa przewiduje wcześniejsze wystawienie faktury.

 

Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury przed terminem musi być zgodne z warunkami umowy i zaakceptowane przez obie strony transakcji.

 

Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?
 

Nie, faktura proforma nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Nie podlega księgowaniu ani nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych.

 

Służy wyłącznie celom informacyjnym, przedstawieniu oferty handlowej lub warunków transakcji. Do celów księgowych i podatkowych służą faktury VAT lub rachunki.

 

Czy osoba prywatna może wystawić rachunek?
 

Tak, jak wcześniej wspomniano, osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek w ramach umowy cywilnoprawnej, np. umowy o dzieło lub zlecenia. Rachunek ten potwierdza wykonanie usługi lub sprzedaż towaru i może być podstawą do rozliczeń między stronami.

 

Należy jednak pamiętać o konieczności rozliczenia uzyskanego przychodu w zeznaniu podatkowym.

 

Czy rachunek to faktura?
 

Rachunek i faktura to dwa różne dokumenty, choć pełnią podobne funkcje w potwierdzaniu transakcji. Faktura jest dokumentem księgowym wystawianym przez przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT (czynni lub zwolnieni).

 

Rachunek natomiast może być wystawiony przez podmioty niebędące podatnikami VAT, w tym przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

 

Po zmianach przepisów od 2014 roku, wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do wystawiania faktur zamiast rachunków. Jednak w praktyce termin "rachunek" jest wciąż używany w odniesieniu do dokumentów wystawianych przez podmioty niebędące podatnikami VAT.

 

Do jakiej kwoty osoba fizyczna może wystawić rachunek?
 

Nie ma określonego limitu kwotowego, do którego osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek.

 

Ważne jest jednak, aby działalność ta nie miała charakteru zorganizowanego i ciągłego, gdyż w takim przypadku konieczne jest założenie działalności gospodarczej i zarejestrowanie się jako przedsiębiorca.

 

W przypadku jednorazowych lub okazjonalnych transakcji, osoba fizyczna może wystawić rachunek niezależnie od kwoty, ale powinna pamiętać o obowiązku rozliczenia podatku dochodowego od uzyskanego przychodu.

 

Przy wysokich kwotach warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby upewnić się co do prawidłowości rozliczeń.