Udostępnij
Porady
Faktura to podstawowy dokument księgowy w obrocie gospodarczym, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Jest niezbędna zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy, ponieważ umożliwia prawidłowe rozliczenie podatków i prowadzenie księgowości.
W tym artykule omówimy, co to jest faktura, jakie są jej rodzaje – w tym faktura VAT, faktura proforma, faktura VAT marża czy faktura RR – oraz jak prawidłowo ją wystawić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Faktura jest oficjalnym dokumentem księgowym potwierdzającym dokonanie transakcji pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi. Stanowi dowód sprzedaży towarów lub usług i jest podstawą do rozliczenia podatku VAT oraz podatku dochodowego.
Dzięki fakturze sprzedawca dokumentuje przychód, a nabywca ma możliwość odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
W obrocie gospodarczym istnieje wiele rodzajów faktur, dostosowanych do specyfiki różnych transakcji oraz wymogów prawnych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich wraz z szczegółowym opisem, aby pomóc Ci lepiej zrozumieć ich zastosowanie i charakterystykę.
Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy wystawiany przez czynnych podatników VAT w Polsce. Potwierdza sprzedaż towarów lub usług na rzecz innego podmiotu gospodarczego i jest kluczowym elementem w rozliczeniach podatkowych obu stron transakcji.
Firma ABC, będąca czynnym podatnikiem VAT, sprzedaje komputery firmie XYZ. Wystawia fakturę VAT, na której wykazuje wartość netto sprzedaży, kwotę podatku VAT według odpowiedniej stawki (np. 23%) oraz wartość brutto do zapłaty.
Faktura proforma to dokument o charakterze informacyjnym, który nie jest oficjalnym dokumentem księgowym ani nie rodzi skutków podatkowych. Służy głównie do przedstawienia oferty handlowej lub potwierdzenia warunków transakcji przed jej finalizacją.
Faktura VAT marża to specjalny rodzaj faktury stosowany w przypadku opodatkowania marży, czyli różnicy między ceną nabycia a ceną sprzedaży towaru lub usługi. Metoda ta jest używana w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania w określonych transakcjach.
Komis samochodowy kupuje używany samochód od osoby fizycznej za 30 000 zł i sprzedaje go za 35 000 zł. Marża wynosi 5 000 zł, od której naliczany jest VAT. Na fakturze VAT marża nie wykazuje się kwoty VAT ani stawki, a jedynie wartość brutto do zapłaty.
Faktura korygująca to dokument wystawiany w celu poprawienia błędów lub wprowadzenia zmian w już wystawionej fakturze VAT. Korekty mogą dotyczyć zarówno danych formalnych, jak i wartościowych.
Faktura RR to dokument wystawiany przez nabywcę produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Rolnicy ryczałtowi są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur i płacenia podatku VAT, dlatego to nabywca przejmuje obowiązek dokumentowania transakcji.
Faktura bez VAT, nazywana również rachunkiem, jest wystawiana przez przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT.
Może to wynikać z:
Faktura wewnętrzna to dokument stosowany do celów wewnętrznych firmy, służący do ewidencjonowania transakcji, które nie są udokumentowane zewnętrzną fakturą, ale podlegają opodatkowaniu VAT.
Faktura zbiorcza to dokument obejmujący kilka odrębnych dostaw towarów lub usług wykonanych na rzecz jednego kontrahenta w określonym czasie, zazwyczaj w ciągu miesiąca. Umożliwia uproszczenie rozliczeń i zmniejszenie liczby wystawianych dokumentów.
Firma dostarcza regularnie materiały biurowe do klienta przez cały miesiąc. Zamiast wystawiać oddzielną fakturę za każdą dostawę, wystawia jedną fakturę zbiorczą na koniec miesiąca, obejmującą wszystkie dostawy.
Poprawnie sporządzona faktura VAT musi zawierać następujące elementy:
Błędnie wystawiona faktura może skutkować problemami z odliczeniem podatku VAT, a nawet sankcjami ze strony organów skarbowych. Dlatego istotne jest, aby wszystkie dane były poprawne i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Zgodnie z przepisami, faktura VAT powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Istnieją jednak wyjątki od tej zasady:
Przykład 1:
Pan Józef prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. Dnia 19 marca 2024 roku sprzedał paletę kostki brukowej. W jakim terminie Pan Józef powinien wystawić fakturę sprzedaży?
Odpowiedź: Faktura VAT powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15 kwietnia 2024 roku.
Wystawienie faktury może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej.
Oto kroki, które należy podjąć:
Obecnie dostępne są liczne programy i aplikacje ułatwiające wystawianie faktur:
E-faktura to faktura wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej. Od 2021 roku w Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. E-faktury są równoważne z fakturami papierowymi i muszą zawierać te same dane.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma elektroniczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Od lipca 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w Polsce.
Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Faktura nieobrotowa sprzedaży to dokument, który nie wpływa na przychody ani koszty podatkowe przedsiębiorstwa. Może być wystawiana w celu korekty czy anulowania transakcji, która nie doszła do skutku.
Wystawienie tzw. "pustej faktury", czyli dokumentu bez faktycznej transakcji, jest surowo zabronione i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym:
Faktura jest kluczowym elementem działalności gospodarczej, służącym do dokumentowania transakcji, rozliczeń podatkowych i prowadzenia księgowości. Znajomość różnych rodzajów faktur, takich jak faktura VAT, faktura proforma czy faktura VAT marża, oraz umiejętność ich prawidłowego wystawiania, jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy. W dobie cyfryzacji coraz większe znaczenie zyskują e-faktury i systemy takie jak KSeF, które ułatwiają i przyspieszają procesy biznesowe.
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie ma możliwości wystawienia faktury VAT. Faktury mogą wystawiać jedynie podmioty prowadzące działalność gospodarczą i zarejestrowane jako podatnicy VAT, zarówno czynni, jak i zwolnieni.
Jeśli osoba fizyczna dokonuje jednorazowej sprzedaży towaru lub wykonuje usługę, może zawrzeć umowę cywilnoprawną (np. umowę o dzieło lub zlecenia) i wystawić rachunek, który potwierdza wykonanie usługi lub sprzedaż towaru.
Ważne jest jednak, aby taka działalność nie miała charakteru zorganizowanego i ciągłego, gdyż wówczas konieczne jest zarejestrowanie działalności gospodarczej.
Nie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, faktura nie musi być podpisana ani przez wystawcę, ani przez nabywcę. Od 2013 roku w Polsce nie ma wymogu podpisywania faktur. Ważne jest jednak, aby faktura zawierała wszystkie wymagane elementy określone w art. 106e ustawy o VAT, takie jak:
Osoba prywatna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie może wystawić faktury VAT. Faktury są dokumentami przeznaczonymi dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i zarejestrowanych jako podatnicy VAT.
Osoba prywatna może jednak wystawić rachunek potwierdzający wykonanie usługi lub sprzedaż towaru w ramach umowy cywilnoprawnej, np. umowy o dzieło lub zlecenia.
Nie, faktura proforma nie zobowiązuje do zapłaty. Jest to dokument o charakterze informacyjnym, który nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Służy do przedstawienia oferty handlowej, warunków transakcji lub potwierdzenia zamówienia.
Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani zobowiązania do zapłaty. Zobowiązanie do zapłaty powstaje na podstawie umowy lub wystawionej właściwej faktury VAT.
Tak, osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek w przypadku jednorazowej sprzedaży towaru lub wykonania usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy o dzieło lub zlecenia).
Rachunek ten potwierdza dokonanie transakcji i może być podstawą do rozliczeń między stronami. Ważne jest jednak, aby taka działalność nie miała charakteru zorganizowanego i ciągłego, gdyż wówczas konieczne jest założenie działalności gospodarczej.
Tak, możliwe jest wystawienie faktury na inną osobę lub podmiot niż płatnik. Faktura powinna zawierać dane nabywcy, czyli podmiotu, który faktycznie nabywa towar lub usługę. Płatnikiem może być inna osoba, która dokonuje zapłaty w imieniu nabywcy.
W praktyce często spotyka się sytuacje, gdzie np. pracownik kupuje coś na firmę, a płatności dokonuje on sam, a następnie firma mu to refunduje. Ważne jest jednak, aby na fakturze znalazły się prawidłowe dane nabywcy, gdyż to on ma prawo do odliczenia podatku VAT i ujęcia wydatku w kosztach.
Tak, przepisy pozwalają na wystawienie faktury przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed planowanym terminem realizacji.
Jest to szczególnie przydatne w przypadku otrzymania zaliczki, przedpłaty lub gdy umowa przewiduje wcześniejsze wystawienie faktury.
Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury przed terminem musi być zgodne z warunkami umowy i zaakceptowane przez obie strony transakcji.
Nie, faktura proforma nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Nie podlega księgowaniu ani nie stanowi podstawy do rozliczeń podatkowych.
Służy wyłącznie celom informacyjnym, przedstawieniu oferty handlowej lub warunków transakcji. Do celów księgowych i podatkowych służą faktury VAT lub rachunki.
Tak, jak wcześniej wspomniano, osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek w ramach umowy cywilnoprawnej, np. umowy o dzieło lub zlecenia. Rachunek ten potwierdza wykonanie usługi lub sprzedaż towaru i może być podstawą do rozliczeń między stronami.
Należy jednak pamiętać o konieczności rozliczenia uzyskanego przychodu w zeznaniu podatkowym.
Rachunek i faktura to dwa różne dokumenty, choć pełnią podobne funkcje w potwierdzaniu transakcji. Faktura jest dokumentem księgowym wystawianym przez przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT (czynni lub zwolnieni).
Rachunek natomiast może być wystawiony przez podmioty niebędące podatnikami VAT, w tym przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.
Po zmianach przepisów od 2014 roku, wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do wystawiania faktur zamiast rachunków. Jednak w praktyce termin "rachunek" jest wciąż używany w odniesieniu do dokumentów wystawianych przez podmioty niebędące podatnikami VAT.
Nie ma określonego limitu kwotowego, do którego osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek.
Ważne jest jednak, aby działalność ta nie miała charakteru zorganizowanego i ciągłego, gdyż w takim przypadku konieczne jest założenie działalności gospodarczej i zarejestrowanie się jako przedsiębiorca.
W przypadku jednorazowych lub okazjonalnych transakcji, osoba fizyczna może wystawić rachunek niezależnie od kwoty, ale powinna pamiętać o obowiązku rozliczenia podatku dochodowego od uzyskanego przychodu.
Przy wysokich kwotach warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby upewnić się co do prawidłowości rozliczeń.